Field, Record, File dan Database?

Field atau kolom adalah unit terkecil yang disebut data. Field merupakan sekumpulan byte yang mempunyai makna. Contoh: Asep yang merupakan bagian dari  field nama.  Jadi field ibarat kumpulan karakter yang membentuk suatu kata.

Record atau baris adalah kumpulan item yang secara logic saling berhubungan. Setiap record dapat dikenali oleh sesuatu yang mengenalinya, yaitu field kunci. Gambar diatas merupakan contoh dari record-record. Jadi record ibarat kumpulan kata yang membentuk satu kalimat yang berarti, misal gambar di atas pada record 1 mewakili kalimat: Asep beralamat di Jl. Abc di Kota Jakarta dengan kode pos 16770 dengan nomor telepon 021-98989.

File atau tabel adalah kumpulan record yang sejenis dan secara logic berhubungan. Pembuatan dan pemeliharaan file adalah faktor yang sangat penting dalam sistem informasi manajemen yang memakai komputer. Jadi tabel ibarat kumpulan baris/record yang membentuk satu tabel yang berarti, misal gambar  di atas mewakili tabel pegawai.

Database merupakan kumpulan file-file yang berhubungan secara logis dan digunakan secara rutin pada operasi-operasi sistem informasi manajemen. Semua database umumnya berisi elemen-elemen data yang disusun ke dalam file-file yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi data untuk kegunaan tertentu. Jadi, suatu database adalah menunjukkan suatu kumpulan tabel yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi untuk tujuan tertentu. Contoh suatu database adalah database pegawai yang berisi file-file: pegawai, , gaji, absensi, jadwal yang diperlukan untuk mendukung operasi sistim informasi kepegawaian. Contoh suatu database sederhana ditunjukkan oleh gambar di atas.